Masalah yang kerap kali terjadi saat menghitung stok barang adalah adanya selisih antara sistem dan gudang. Bila dibiarkan secara terus menerus tentu bisa berdampak besar pada operasional bisnis. Untuk mencegah hal ini, stock opname barang menjadi solusinya.
Karena barang akan dilakukan pendataan dengan lengkap dan akurat. Serta, menggunakan sistem manajemen handal dan memiliki proses yang cepat. Dengan begitu, masalah kehilangan, kehabisan, penumpukan barang dapat teratasi dengan mudah.
Untuk memahami apa itu stock opname barang dan bagaimana cara menggunakannya, bisa simak ulasan berikut!
Pentingnya Stock Opname dalam Manajemen Persediaan
Stock opname barang adalah proses perhitungan fisik persedian barang yang dilakukan secara berkala. Tujuannya untuk memastikan kesesuaian antara catatan pembukuan dengan jumlah barang yang ada di gudang atau toko.
Itulah kenapa perhitungan stok untuk mendata barang itu penting. Karena dengan pengaplikasian sistem ini dalam bisnis, memudahkan manajemen persediaan barang. Serta, mengurangi resiko terjadinya selisih stok, kecurangan, kehilangan, dan lain-lain.
Proses dan Cara Melakukan Stock Opname Barang
Bila baru pertama kali menggunakan stock opname untuk mendata barang. Ada baiknya memahami terlebih dahulu proses dan cara menggunakannya. Dengan begitu, Anda bisa menerapkannya dengan baik pada bisnis.
Berikut ini proses dan cara melakukan stock opname barang:
1. Persiapan Stock Opname
Langkah pertama yang perlu dilakukan terlebih dahulu adalah persiapan stock opname. Persiapan tersebut meliputi banyak hal dan jangan sampai terlewat untuk mempersiapkannya.
Berikut ini persiapan stock opname:
- Menentukan jadwal pendataan stok barang masuk, disimpan, dan keluar.
- Membentuk tim stock opname yang berkompeten dalam melakukan pencatatan dan verifikasi.
- Menyiapkan alat dan dokumen. Misalnya barcode scanner, formulir pencatatan, dan sistem manajemen stok.
- Menyusun daftar barang dari semua item yang dimiliki agar lebih terstruktur.
2. Proses Perhitungan Stok
Dalam proses perhitungan stok ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Hal tersebut adalah catat seluruh data stok barang menggunakan sistem barcode. Penggunaan sistem barcode mencegah terjadinya kesalahan penginputan data item barang.
Dalam melakukan perhitungan, usahakan dihitung secara fisik langsung di rak minimarket. Atau gudang penyimpanan barang agar dapat memisahkan langsung barang yang rusak dan tidak layak jual.
3. Pengecekan dan Rekonsiliasi
Tidak berhenti hanya dengan perhitungan stok barang saja. Tetapi, ada tahapan lanjutan yang perlu dilakukan, yaitu pengecekan dan rekonsiliasi. Tahapan ini juga menjadi solusi untuk mengurangi terjadinya permasalahan bisnis ritel.
Karena barang yang sudah dilakukan pendataan, selanjutnya akan di cek dan rekonsiliasi. Biasanya untuk verifikasinya menggunakan sistem manajemen stok yang sudah menyimpan keseluruhan data. Mulai dari pembukuan barang masuk dan keluar hingga penjualan barang.
4. Pelaporan dan Evaluasi
Terakhir yang perlu dilakukan adalah pelaporan dan evaluasi. Adanya tahapan ini membuat pendataan barang dapat terus update dan terhindar dari berbagai risiko. Karena semua data barang sudah terekap dengan rapi di dalam sistem.
Selanjutnya, tinggal dilaporkan kepada atasan atau supervisor sebagai penanggung jawab. Dari laporan tersebut tentu akan menjadi evaluasi untuk peningkatan stok opname yang lebih baik kedepannya.
Tips dan Strategi Efektif dalam Stock Opname Barang
Untuk mempermudah menjalankan proses ini, ada tips dan strateginya. Cara ini biasanya juga banyak digunakan rak minimarket Indonesia dalam mendata stok barang. Apalagi, barang yang di data dalam jumlah banyak.
Itulah kenapa penggunaan strategi sangat efektif untuk membuat stock opname menjadi lebih mudah dilakukan. Berikut tips dan strateginya:
- Rutin melakukan stock opname secara berkala. Bisa dilakukan setiap minggu, bulan, atau bahkan tahun sesuai dengan kebutuhan.
- Menggunakan teknologi dalam sistem manajemen barang untuk mengurangi kesalahan dan mempercepat pendataan.
- Lakukan stok opname saat jam operasional sepi, dimana kondisi toko atau gudang tidak dalam kondisi sibuk.
- Memilih karyawan yang terlatih dan memahami cara melakukan stock opname.
- Sering mengadakan pelatihan kepada karyawan yang ditugaskan untuk stok opname barang.
Setelah memahami stock opname barang, tentu Anda akan langsung menerapkanya dalam bisnis. Karena dengan sistem manajemen ini, semua pendataan barang dapat dilakukan dengan akurat. Serta, mengurangi berbagai risiko yang merugikan bisnis seperti kehilangan dan kekurangan barang.
Dengan begitu, bisnis dapat terus berkembang sesuai target penjualan yang diinginkan. Barang-barang yang dijual pun dapat tertata dengan rapi sesuai dengan laporan data stok yang ada. Inilah keuntungan ketika Anda menggunakan stock opname barang pada bisnis.
